Việc cần làm là tạo một mẫu đơn xin nghỉ ốm đủ chuẩn để nhân viên mới chỉ cần điền họ tên, ngày nghỉ và gửi cho quản lý trực tiếp; xong khi bản trong Word có đủ 5 phần (tiêu đề, người nhận, lý do, thời gian, cam kết bàn giao) và một nhân viên thử điền mất dưới 2 phút. Đây là phép thử đối chiếu giữa Copilot trong Word và cách tự soạn từ file trắng, không phải câu chuyện của riêng ai.
Bước 1: dựng khung đơn bằng một câu lệnh duy nhất
Tôi mở Word, chọn Copilot, gõ nguyên văn câu lệnh sau vào ô chat:
“Viết đơn xin nghỉ ốm bằng tiếng Việt cho nhân viên mới trong công ty, gồm các phần: kính gửi quản lý trực tiếp và phòng nhân sự, họ tên và mã nhân viên, lý do nghỉ ốm, thời gian nghỉ từ ngày đến ngày, cam kết bàn giao công việc, lời cảm ơn. Giọng trang trọng, ngắn gọn, để trống chỗ điền.”
Lần chạy đầu tiên mất khoảng 14 giây và trả về một bản có 6 phần, nhưng phần cam kết bàn giao chỉ là một câu chung chung, không có chỗ trống để nhân viên ghi tên người nhận bàn giao. Tôi phải chạy lại 3 lần, tổng 4 lần, mỗi lần từ 11 đến 16 giây, trước khi có bản đủ chỗ trống.
Bước 2: đối chiếu Copilot trong Word với tự soạn trên file trắng
- Copilot: 4 lần chạy, tổng khoảng 52 giây, ra bản nháp 6 phần; tự soạn: 1 lần, khoảng 9 phút, ra bản 6 phần tương đương.
- Copilot: số lỗi định dạng phải sửa tay là 5 (2 lỗi xuống dòng, 2 lỗi viết hoa, 1 lỗi dấu câu); tự soạn: 1 lỗi viết hoa.
- Copilot: số chỗ trống điền sẵn đạt yêu cầu là 4/6 ở lần đầu, 6/6 ở lần thứ tư; tự soạn: 5/6.
- Copilot: nhân viên thử điền mất 1 phút 40 giây; bản tự soạn mất 1 phút 20 giây.
Chênh lệch thời gian tạo bản nháp nghiêng hẳn về Copilot, nhưng thời gian sửa lại gần như san bằng khoảng cách. Nếu tính cả hai khâu, Copilot nhanh hơn khoảng 6 phút cho một mẫu đơn.
Bước 3: chỗ Copilot trả sai và cách kiểm lại
Ở lần chạy thứ hai, Copilot viết “thời gian nghỉ từ ngày 01/01 đến ngày 01/01” trong khi câu lệnh không hề đưa ngày cụ thể, tức là nó tự bịa một khoảng ngày rồi lặp lại cùng một ngày. Kiểu sai này là bịa dữ liệu chèn vào chỗ trống, không phải sai chính tả. Cách phát hiện: đối chiếu từng dòng chỗ trống với câu lệnh gốc, thấy có mốc ngày không nằm trong yêu cầu. Cách kiểm lại: xóa toàn bộ phần ngày, thay bằng cụm “từ ngày … đến ngày …” và chạy lại với câu lệnh bổ sung “không tự điền ngày cụ thể”. Lần chạy thứ ba và thứ tư không còn lỗi này.
Một lỗi khác xuất hiện ở lần chạy thứ ba: Copilot gọi người nhận đơn là “Giám đốc” trong khi câu lệnh ghi rõ “quản lý trực tiếp và phòng nhân sự”. Đây là lỗi đổi đối tượng, dễ lọt nếu chỉ đọc lướt. Cách kiểm: đọc to phần kính gửi và đối chiếu với danh sách người nhận trong câu lệnh.
Bước 4: câu lệnh đã sửa để dùng lại cho nhân viên mới
Sau 4 lần chạy, câu lệnh dùng được là:
“Viết đơn xin nghỉ ốm tiếng Việt cho nhân viên mới, gồm: kính gửi quản lý trực tiếp và phòng nhân sự, họ tên, mã nhân viên, lý do nghỉ ốm, thời gian nghỉ để trống dạng từ ngày đến ngày, cam kết bàn giao công việc có chỗ trống tên người nhận, lời cảm ơn. Không tự điền ngày cụ thể, không đổi người nhận, giọng trang trọng, dưới 250 từ.”
Câu lệnh này chạy ổn định ở hai lần liên tiếp, mỗi lần khoảng 12 giây. Điểm khác biệt so với câu lệnh đầu là ba ràng buộc phủ định đặt ở cuối, đúng chỗ Copilot hay tự thêm dữ liệu.
Bước 5: kiểm tra bản đơn bằng một nhân viên thật
Tôi đưa bản cuối cho một nhân viên mới điền thử. Kết quả: 1 phút 40 giây để điền xong, trong đó 20 giây loay hoay ở phần mã nhân viên vì bản đơn không ghi rõ định dạng mã. Sau khi thêm dòng “mã nhân viên: NV-…”, thời gian điền còn 1 phút 15 giây. chỉ một dòng hướng dẫn nhỏ đã cắt được 25 giây.
Đối chiếu với bản tự soạn: bản tự soạn mất 9 phút tạo và 1 phút 20 giây điền. Tổng thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc có đơn hoàn chỉnh là khoảng 10 phút 20 giây, so với 6 phút 15 giây của bản dùng Copilot. Khoảng cách gần 4 phút cho một mẫu đơn, và khoảng cách này sẽ lớn hơn nếu công ty cần thêm mẫu cho các loại đơn khác.
Bước 6: những chỗ phải sửa tay sau khi Copilot trả về
- Xuống dòng: Copilot gộp phần kính gửi và phần họ tên vào cùng một đoạn ở 2/4 lần chạy, phải tách lại.
- Viết hoa: cụm “phòng nhân sự” bị viết hoa thành “Phòng Nhân Sự” ở 1/4 lần chạy, phải sửa theo quy định nội bộ.
- Dấu câu: 1/4 lần chạy dùng dấu hai chấm sai chỗ ở phần cam kết bàn giao.
- Độ dài: bản đầu dài 310 từ, vượt mốc 250 từ đã đặt, phải cắt 60 từ.
Bốn nhóm lỗi này đều thuộc dạng trình bày, không phải sai nội dung. Tổng thời gian sửa tay cho cả bốn nhóm khoảng 3 phút, vẫn nằm trong khoảng tiết kiệm so với tự soạn.
Bước 7: điều kiện để mẫu đơn này dùng được lâu dài
Mẫu đơn chỉ dùng được lâu nếu câu lệnh được lưu lại cùng file, để nhân viên mới tự chạy lại khi cần thay đổi. Ba điều kiện rút ra từ phép thử: luôn đặt ràng buộc phủ định ở cuối câu lệnh, luôn kiểm phần ngày và phần người nhận trước khi gửi, và luôn cho một nhân viên mới điền thử trước khi đưa vào dùng chung. Với ba điều kiện này, bản đơn từ Copilot trong Word đạt yêu cầu đề ra ở đầu bài: đủ 5 phần và thời gian điền dưới 2 phút.
Đọc thêm: Chấm 128 bài luận trong một tối nhờ ChatGPT
