Chị Hà dạy Văn ở một trường THPT công lập tại Hà Nội, năm nay nhận chủ nhiệm lớp 11A3 với 42 học sinh. Lớp có quỹ riêng do ban phụ huynh đóng góp đầu năm, mỗi tháng thu thêm quỹ lớp 30.000 đồng một bạn. Số tiền không lớn. Nhưng chi ra thì nhiều khoản: liên hoan 20/11, hoa chúc mừng thầy cô, quà sinh nhật cho học sinh, nước uống cho các buổi sinh hoạt, đôi khi hỗ trợ bạn khó khăn. Chị bảo trước đây chị ghi vào một cuốn sổ tay nhỏ. Đến cuối tháng mở ra tính lại thì thường lệch vài trăm nghìn mà không nhớ lệch ở đâu.
Từ cuốn sổ giấy đến bảng Notion đầu tiên
Tuần đầu tháng 10, chị thử chuyển toàn bộ sổ quỹ lên Notion. Chị tạo một database tên là Quỹ lớp 11A3, rồi thêm các cột: Ngày, Nội dung, Số tiền, Người chi, Ghi chú. Việc nhập tay 40 dòng dữ liệu cũ mất khoảng 40 phút buổi tối. Chị kể lúc đó chị chưa dùng AI, chỉ thấy Notion gọn hơn sổ giấy vì có thể lọc theo tháng.
Đến giữa tháng 11, chị nghe đồng nghiệp nói về Notion AI nên mở thử. Chị bấm vào biểu tượng AI trong trang, gõ đại một câu: “Tạo cho tôi bảng theo dõi thu chi của lớp học sinh, có cột ngày, nội dung, số tiền, người thực hiện”. Notion AI trả về một bảng mẫu trong khoảng 10 giây. Chị nói thẳng: “Nó không giống hệt cái mình cần, nhưng đủ để mình không phải ngồi nghĩ xem nên có cột gì”. Chị chỉnh lại, thêm cột Loại giao dịch để phân biệt thu và chi, rồi thêm cột Số dư sau giao dịch dạng công thức.
Lần đầu nhờ AI tính tổng và cái sai tai hại
Chị kể có một buổi tối chủ nhật, chị cần biết số dư quỹ để chuẩn bị cho buổi sinh hoạt lớp sáng thứ hai. Thay vì tự cộng, chị hỏi Notion AI: “Tổng số tiền thu và tổng số tiền chi trong tháng 11 là bao nhiêu?”. AI trả lời ngay: thu 1.260.000 đồng, chi 980.000 đồng. Chị tin và ghi vào sổ. Sáng hôm sau, bạn lớp phó lao động hỏi lại tiền mua nước uống đợt 20/11 đã tính chưa. Chị mở ra kiểm tra thì thấy khoản 150.000 đồng đó nằm ở hàng có ngày ghi là 21/11 nhưng chị lại nhập nhầm thành 21/10. AI đọc đúng dữ liệu mình nhập, còn mình nhập sai ngày. Chị phải xin lỗi cả lớp và sửa lại. Từ hôm đó, chị đặt thêm một cột Tháng dạng công thức để tự tách tháng từ ngày, tránh phụ thuộc vào AI khi dữ liệu gốc còn sai.
Cách chị dùng AI trong những việc lặp lại hằng tuần
Chị bảo thứ đỡ mất thời gian nhất là hỏi AI tóm tắt tình hình quỹ. Mỗi tối chủ nhật, chị gõ: “Tóm tắt cho tôi tình hình thu chi tuần này, nêu khoản nào lớn nhất và số dư hiện tại”. AI trả về một đoạn ngắn, chị chỉ cần đọc lại rồi copy vào nhóm Zalo phụ huynh. Việc này trước đây chị làm tay mất khoảng 15 phút, giờ còn 3 đến 4 phút. Chị cũng nhờ AI viết sẵn mẫu tin nhắn xin ý kiến phụ huynh khi chi khoản trên 500.000 đồng. Mẫu đó chị lưu lại, tháng sau chỉ sửa số tiền và nội dung.
Có lần chị thử một việc khác: nhờ AI dự đoán số tiền cần thu cho học kỳ 2 dựa trên dữ liệu chi của học kỳ 1. AI đưa ra con số 2.100.000 đồng một học sinh. Chị cười, bảo con số đó quá cao so với thực tế vì AI chỉ nhìn vào dữ liệu mình nhập, không biết rằng tháng 12 lớp có khoản chi bất thường là quà Tết cho giáo viên. Chị không dùng kết quả đó, thay vào đó chị tự tính theo mức 1.500.000 đồng một bạn và thông báo cho phụ huynh.
Chỗ chưa ổn và điều chị rút ra
Hạn chế rõ nhất là Notion AI không tự kiểm tra chéo dữ liệu. Nếu chị nhập một khoản chi mà quên ghi ngày, AI vẫn trả lời bình thường và bỏ qua khoản đó khi hỏi theo tháng. Chị phải tự đặt thói quen kiểm tra cột Ngày trước khi hỏi AI. Thứ hai, bản miễn phí của Notion AI giới hạn số lần hỏi, nên chị chỉ dùng cho những việc thật sự cần, còn việc cộng trừ đơn giản chị dùng công thức trong bảng. Chị bảo nếu ai định dùng thì nên làm sạch dữ liệu trước, đừng để AI sửa cái sai của mình.
Đến cuối học kỳ 1, chị tổng kết quỹ lớp khớp đúng từng đồng, điều mà mấy năm trước chị chưa làm được. Chị vẫn giữ cuốn sổ tay cũ trong ngăn bàn, nhưng từ tháng 11 đến giờ chị chưa mở lại lần nào.
Câu hỏi thường gặp
Notion AI có miễn phí không?
Bản miễn phí giới hạn số lần hỏi, thường chỉ đủ dùng vài lần mỗi ngày. Chị Hà dùng bản miễn phí và chỉ hỏi những việc thật cần, còn cộng trừ đơn giản thì dùng công thức trong bảng.
Notion AI có tự tính đúng số dư quỹ lớp không?
Nó tính dựa trên dữ liệu bạn nhập, nên nếu bạn nhập sai ngày hoặc thiếu khoản, kết quả sẽ sai theo. Chị Hà từng bị lệch 150.000 đồng vì nhập nhầm ngày 21/11 thành 21/10.
Làm sao để tránh sai sót khi dùng Notion AI quản quỹ?
Nên làm sạch dữ liệu trước, kiểm tra cột Ngày và cột Tháng trước khi hỏi AI. Chị Hà đặt thêm cột Tháng dạng công thức để tự tách tháng, tránh phụ thuộc vào AI khi dữ liệu gốc còn sai.
Đọc thêm: Ông chú hỏi Siri cách nhận biết cuộc gọi giả ngân hàng
