Việc cần làm: lấy một chuỗi email dài mà sếp gửi trong chủ đề dự án, nhờ AI trong Gmail tóm gọn thành các đầu việc kèm người phụ trách và mốc thời gian. Coi là xong khi bản tóm tắt khớp với nội dung gốc ở ba điểm: không bỏ sót việc nào sếp đã giao, không gán sai người, không tự thêm deadline mà sếp không hề nhắc.
Bước 1: chọn chuỗi email và viết câu lệnh vòng đầu
Tôi chọn một chuỗi 40 email trong hộp thư công việc, kéo dài từ đầu tháng đến giữa tháng, xoay quanh một dự án có bốn người tham gia. Sếp là người khởi tạo, các email sau đó là ý kiến qua lại, đính kèm vài bảng tính và hai lần đổi hướng yêu cầu. Đây là kiểu chuỗi mà nếu đọc tuần tự sẽ mất khoảng 35 đến 40 phút, còn đọc lướt thì dễ bỏ sót.
Tôi gõ nguyên văn câu lệnh vào ô trò chuyện với trợ lý AI trong Gmail:
“Tóm tắt chuỗi email này thành danh sách việc cần làm. Mỗi việc ghi rõ người phụ trách và hạn chót nếu email có nhắc. Không suy đoán thêm. Nếu email nào không nêu hạn chót thì ghi rõ là chưa có hạn.”
Lần chạy đầu mất khoảng 12 giây và trả về 9 đầu việc. Nghe hợp lý cho tới khi tôi mở lại email gốc để dò.
Bước 2: đối chiếu bản tóm tắt với cách đọc tay
Tôi dựng bảng đối chiếu giữa hai cách làm trên cùng chuỗi email đó, chấm theo ba tiêu chí: số đầu việc nhận diện được, số lỗi sai, và thời gian bỏ ra.
- Đọc tay tuần tự: nhận ra 11 đầu việc, 0 lỗi sai, thời gian 38 phút.
- Đọc lướt tiêu đề rồi mở vài email: nhận ra 7 đầu việc, bỏ sót 4 việc nằm ở các email trả lời sâu trong chuỗi, thời gian 14 phút.
- Dùng AI trong Gmail, lần chạy đầu: 9 đầu việc, 3 lỗi, thời gian 12 giây cho một lần chạy.
- Dùng AI, sau khi sửa câu lệnh, lần chạy thứ ba: 11 đầu việc, 1 lỗi, thời gian 15 giây cho một lần chạy.
Con số đáng chú ý nằm ở chỗ AI bỏ sót đúng loại việc mà người đọc lướt cũng bỏ sót: việc được nhắc ở dòng cuối của một email trả lời dài, hoặc nằm trong email không có chữ “việc” hay “cần” nào trong tiêu đề. Hai việc bị bỏ ở lần chạy đầu đều thuộc dạng này.
Bước 3: chỗ công cụ trả sai và cách kiểm lại
Lần chạy thứ hai tôi thêm yêu cầu quét cả phần trích dẫn trong email trả lời. Kết quả trả về 11 đầu việc, nhưng có một lỗi rõ ràng: AI gán cho tôi deadline ngày thứ Sáu, trong khi email gốc chỉ ghi “trong tuần này”. Đây là kiểu sai nguy hiểm nhất vì bản tóm tắt đọc rất trôi chảy, không có dấu hiệu bất thường.
Tôi phát hiện bằng cách mở đúng email mà AI dẫn nguồn, đọc lại câu gốc, rồi so từng chữ. Cách kiểm lại tôi dùng về sau là chèn thêm một câu vào lệnh:
“Với mỗi hạn chót, trích nguyên văn câu trong email làm căn cứ. Nếu câu gốc không ghi ngày cụ thể thì ghi là mốc tương đối.”
Sau khi thêm câu đó, lần chạy thứ ba trả về đúng mốc tương đối, và chỉ còn một lỗi nhỏ là gộp hai đầu việc trùng nội dung thành một, khiến tổng số còn 11 thay vì 12. Lỗi này chấp nhận được vì tôi đọc kèm cột trích dẫn vẫn phát hiện ra.
Vài điểm rút ra khi dùng trợ lý AI trong Gmail cho việc đọc chuỗi email dài: luôn yêu cầu trích nguyên văn căn cứ thay vì chỉ đưa ra đọc lại ít nhất hai email gốc nằm sâu trong chuỗi để kiểm tra chéo, và xem bản tóm tắt là bản nháp chứ không phải bản cuối. Với chuỗi 40 email, tổng thời gian từ lúc gõ lệnh đến lúc có danh sách dùng được là khoảng 9 phút, phần lớn dành cho khâu kiểm lại chứ không phải chờ máy chạy.
Đọc thêm: Notion AI viết biên bản họp: hai tuần dùng thử và những lỗi tôi mắc
